Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
These guidelines establish technical rules for the creation, management, and long-term preservation of digital documents by public administrations and private entities in Italy. Issued by the Agency for Digital Italy (AgID), the document unifies previous technical regulations and circulars under the Digital Administration Code to ensure document authenticity, integrity, and interoperability. It outlines mandatory organizational roles, document security measures, classification procedures, and requirements for archival systems.
Summary and content fields are drawn from the document text and are pending editorial review.
Who issued it
Who it governs
Public sector managers, IT officers, record managers, and private entities required to comply with Italian digital administration standards.
What the document contains
The document covers the technical and legal requirements for creating digital documents and administrative records, managing document workflows, classification, protocol registration, and long-term archiving and preservation systems.
The document contains no mentions of artificial intelligence technologies, automated decision-making systems, machine learning, or algorithmic governance.
- The guidelines provide a unified legal and technical framework for creating, managing, and preserving digital documents in Italy.
- Public administrations and relevant entities must appoint a document management manager and adopt a formal document management manual.
- Digital documents must maintain characteristics of immutability, integrity, and be associated with mandatory metadata.
- Long-term preservation systems must guarantee authenticity, readability, and security standards aligned with international frameworks like OAIS and ISO/IEC 27001.
· Introduzione, strumenti di lettura e disposizioni comuni · Formazione dei documenti informatici · Gestione documentale · Conservazione
How it scores
Each score is backed by a quote verified against the document text. Editorial review has not yet confirmed them.
Accountability
4/5Clear responsibility for AI outcomes
Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica
Compiti del responsabile della gestione documentale
screening score · 2026-10-23
Fairness
0/5Non-discrimination and equitable treatment
screening score · 2026-10-23
Human Dignity
2/5Respect for the inherent worth of persons
I documenti di cui al presente articolo devono essere fruibili indipendentemente dalla condizione di disabilità personale, applicando i criteri di accessibilità definiti dai requisiti tecnici
Formazione del documento amministrativo informatico
screening score · 2026-10-23
Human Oversight
0/5Humans remain in control of consequential decisions
screening score · 2026-10-23
Privacy
4/5Protection of personal data and private life
predispone il piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti, prevedendo opportune misure tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio in materia di protezione dei dati personali
Misure di sicurezza
screening score · 2026-10-23
Transparency
4/5Openness about how AI systems work and are used
La Pubblica Amministrazione è tenuta a redigere, adottare con provvedimento formale e pubblicare sul proprio sito istituzionale il Manuale di gestione documentale . La pubblicazione è realizzata in una parte chiaramente identificabile dell’area “Amministrazione trasparente”
Manuale di gestione documentale
screening score · 2026-10-23
Enforcement
4/5Consequences and compliance mechanisms with real force
Ne deriva che, nella gerarchia delle fonti, anche le presenti Linee Guida sono inquadrate come un atto di regolamentazione, seppur di natura tecnica, con la conseguenza che esse sono pienamente azionabili davanti al giudice amministrativo
Natura vincolante delle Linee Guida
screening score · 2026-10-23